NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
QUI SOMMES-NOUS ?
Nom : Cohort ("nous", "notre/nos")
Situé au : 24 rue de Clichy, 75009 Paris
Numéro de société : 920 049 624 R.C.S. Paris
Site internet : www.cohort.xyz
Coordonnées de la personne de contact pour les questions relatives à la protection des données : [email protected]
Qui sont les personnes concernées ?
- les représentants de nos clients ;
- les représentants de nos fournisseurs ;
- les visiteurs de notre site internet ;
- d'autres personnes concernées (les "personnes concernées", "vous/votre").
La présente politique de confidentialité (la "Politique") s'applique à tout traitement de vos données personnelles effectué par nous.
Nous nous engageons à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour aligner nos activités de traitement de données personnelles sur la législation applicable en matière de protection des données, notamment le Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données) (le "RGPD"), ainsi que la loi française relative à la protection des données du 6 janvier 1978, telle que modifiée, complétée ou remplacée périodiquement (la "Législation applicable en matière de protection des données").
Si vous êtes un représentant de l’un de nos clients, nous traitons :
- vos données d’identification personnelle, données d’identification professionnelle et données de contact pour l’activation, la gestion et la continuité de la relation commerciale avec nos clients ;
- vos données d’identification personnelle et professionnelle afin de nous permettre de suivre la facturation de nos clients ;
- le cas échéant, vos coordonnées bancaires pour suivre le paiement des factures relatives à notre service ;
- le cas échéant, vos données d’identification personnelle, professionnelle et de contact pour l’envoi de communications à des fins de marketing.
Si vous êtes un représentant de l’un de nos fournisseurs, nous traitons vos données d’identification personnelle, professionnelle et de contact pour la gestion de notre relation commerciale avec nos fournisseurs.
Si vous postulez à un emploi chez nous, nous traitons vos données d’identification personnelle, professionnelle, de contact, ainsi que des informations relatives à votre parcours professionnel (compétences, qualifications, expériences, etc.) et les données personnelles figurant dans votre curriculum vitae afin d'évaluer votre profil en lien avec nos besoins en recrutement.
Si vous visitez notre site internet, nous pouvons traiter vos données d'identification électronique sous forme agrégée pour mesurer la fréquentation de notre site, améliorer votre expérience de navigation et détecter et prévenir les fraudes et les violations de la sécurité informatique.
Nous pouvons également traiter certaines de vos données personnelles aux fins suivantes :
- effectuer des opérations de restructuration de nos activités ;
- réaliser des audits internes et externes ;
- gérer les litiges avec les personnes concernées et lorsque le traitement est nécessaire à l'établissement, l'exercice ou la défense d'une action en justice.
Nous ne soumettons pas les personnes concernées à des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques les concernant ou les affectant de manière significative.
Nous traitons vos données personnelles en tant que responsable de traitement. Dans ce cadre, nous déterminons les finalités et les moyens de traitement de vos données personnelles.
Sur quelle base traitons-nous vos données personnelles ?
La fourniture de vos données personnelles peut être nécessaire :
- pour l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou pour l'exécution de mesures pré-contractuelles prises à votre demande (par exemple, dans le cadre d'une demande de collaboration avec nous) ;
- pour respecter une obligation légale qui nous est applicable (par exemple, en matière de comptabilité, de fiscalité, etc.) ;
- pour poursuivre nos intérêts légitimes (ou ceux d’un destinataire de données), dans la mesure où ces intérêts priment sur vos droits et libertés fondamentaux.
Nous demandons votre consentement préalable, libre et éclairé avant de traiter certaines de vos données personnelles (par exemple, lorsque le traitement de vos données implique un transfert de vos droits à l'image).
La fourniture de certaines de vos données personnelles (par exemple, vos données d'identification personnelle, etc.) peut être une condition pour que nous puissions vous fournir nos services ou réaliser nos activités.
Les conséquences possibles de la non-fourniture de vos données personnelles peuvent inclure notre incapacité à vous fournir nos services ou à réaliser nos activités, ou une violation de notre part d'une ou plusieurs obligations légales applicables (par exemple, en matière de comptabilité et de fiscalité).
D'où proviennent vos données personnelles ?
Les données personnelles que nous traitons proviennent des sources suivantes :
- directement de vous, par exemple lors de notre premier contact avec vous ;
- d'informations publiquement accessibles (sur internet), par exemple lorsque nous vérifions le profil de candidats postulant chez nous.
Qui a accès à vos données personnelles ?
Les destinataires suivants peuvent recevoir ou avoir accès à certaines de vos données personnelles (uniquement si nécessaire pour l'accomplissement de leurs tâches) :
- les membres de notre personnel chargés du suivi commercial et administratif ont accès aux données d'identification personnelle, professionnelle et aux coordonnées des représentants de nos clients ;
- les membres de notre personnel chargés du suivi de nos fournisseurs ont accès aux données d'identification personnelle, professionnelle et aux coordonnées des représentants de nos fournisseurs ;
- nos conseillers juridiques et avocats ont accès à certaines données personnelles des personnes concernées dans le cadre de la restructuration de nos activités ou de litiges.
Nous confions le traitement de certaines de vos données personnelles à des sous-traitants uniquement dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs tâches et conformément à nos instructions écrites et à la Législation applicable en matière de protection des données.
En cas de restructuration de nos activités (par exemple, une opération de financement), nous pouvons transférer certaines données personnelles concernant un nombre limité de personnes concernées à un tiers impliqué dans l'opération (par exemple, une banque), conformément à la Législation applicable en matière de protection des données.
Comment gérons-nous nos sous-traitants ?
Nous prenons les mesures appropriées pour garantir que nos sous-traitants traitent vos données personnelles conformément à la Législation applicable en matière de protection des données.
Entre autres, nous veillons à ce que nos sous-traitants s'engagent à traiter les données personnelles uniquement selon nos instructions, à ne pas engager de sous-traitants sans notre autorisation préalable, à prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données personnelles, à garantir que les personnes autorisées à accéder aux données personnelles soient soumises à des obligations de confidentialité adéquates, à restituer et/ou supprimer les données personnelles qu'ils traitent à la fin de leurs services, à se conformer aux audits et à nous apporter leur assistance dans le suivi des demandes des personnes concernées relatives à l'exercice de leurs droits concernant leurs données personnelles.
Où traitons-nous vos données personnelles ?
Dans l’éventualité où certaines de vos données personnelles seraient transférées vers des pays hors de l’Espace économique européen (EEE), nous veillerons à prendre les mesures de protection suivantes :
- le pays où les données personnelles sont transférées a bénéficié d'une décision d'adéquation de la Commission européenne en vertu de l'article 45 du RGPD, et le transfert relève du champ de cette décision d'adéquation ;
- nous avons conclu un contrat avec le destinataire des données personnelles qui contient les clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne en vertu de l'article 47 du RGPD ;
- ou en cas de transfert vers les États-Unis, le destinataire des données personnelles a été certifié dans le cadre du programme Privacy Shield UE-États-Unis établi en vertu de l'article 45 du RGPD, et le transfert relève du champ d'application du programme Privacy Shield UE-États-Unis.
Quelles sont les périodes de conservation applicables ?
Nous veillons à ce que vos données personnelles ne soient conservées que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées.
Nous conservons les factures et autres documents comptables (qui peuvent inclure certaines de vos données personnelles) pendant une période de sept (7) ans à compter de la date de clôture de l'exercice comptable durant lequel ils ont été émis, conformément aux lois comptables. Ces documents comptables peuvent, le cas échéant, contenir certaines données d’identification personnelle, professionnelle et de contact.
Nous utilisons également les critères suivants pour déterminer les périodes de conservation des données personnelles en fonction du contexte et des finalités de chaque activité de traitement :
- la date de notre dernier contact ;
- les raisons de sécurité (par exemple, la sécurité de nos systèmes d'information) ;
- tout litige ou contentieux en cours ou potentiel avec une personne concernée ;
- toute obligation légale de conserver ou de supprimer des données personnelles (par exemple, une obligation de conservation imposée par les lois comptables ou fiscales).
Quels sont vos droits ?
Sous réserve de la Législation applicable en matière de protection des données, vous disposez du droit à l'information, des droits d'accès, de rectification et de suppression de vos données personnelles, du droit de vous opposer au traitement ou de le limiter, du droit à la portabilité des données et du droit de retirer votre consentement.
Veuillez consulter ci-dessous un tableau décrivant chacun de vos droits de manière plus détaillée :
DESCRIPTION
Droit à l'information
Vous avez le droit d'obtenir des informations claires, transparentes et compréhensibles sur la façon dont nous traitons vos données personnelles et sur la manière d'exercer vos droits. Ces informations sont contenues dans la Politique. Si ces informations ne sont pas suffisamment claires, nous vous invitons à nous contacter (via nos coordonnées indiquées dans la Politique).
Droit d'accès
Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que nous traitons vos données personnelles et, si tel est le cas, le droit d'accéder à ces données personnelles. Vous avez le droit d'obtenir une copie de vos données personnelles, sauf si l'exercice de ce droit porte atteinte aux droits et libertés d'autres personnes concernées.
Droit de rectification
Vous avez le droit de faire rectifier vos données personnelles si elles sont inexactes. Vous avez également le droit de compléter vos données personnelles si elles sont incomplètes.
Droit à l'effacement ("droit à l'oubli")
Vous avez le droit de faire effacer vos données personnelles. Cependant, le droit à l'effacement (ou le "droit à l'oubli") n'est pas absolu et est soumis à certaines conditions. Nous pouvons conserver certaines de vos données personnelles dans la mesure où la loi applicable le permet, notamment lorsque leur traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale qui nous est applicable ou pour établir, exercer ou défendre un droit en justice.
Droit d'opposition
Vous avez le droit de vous opposer à certains types de traitement (par exemple, lorsque le traitement est fondé sur nos intérêts légitimes et, compte tenu de votre situation particulière, vos intérêts ou droits et libertés fondamentaux prévalent).
Droit d'opposition au traitement à des fins de marketing
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles lorsque nous traitons ces données à des fins de marketing.
Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit d'obtenir la restriction du traitement dans certaines circonstances (par exemple, lorsque nous n'avons plus besoin de vos données personnelles mais qu'elles sont encore nécessaires pour établir, exercer ou défendre un droit en justice).
Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit, dans certaines circonstances, de recevoir les données personnelles vous concernant, que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
Droit de définir des directives post-mortem
Vous avez le droit de définir des directives générales ou spécifiques concernant la conservation, l'effacement et la communication de vos données personnelles après votre décès.
Droit de retirer le consentement
Si vous nous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de le retirer à tout moment.
Veuillez transmettre toute demande relative à l'exercice de vos droits concernant vos données personnelles que nous traitons en tant que responsable du traitement à notre contact pour les questions de protection des données, en utilisant les coordonnées indiquées dans la Politique. Nous nous engageons à répondre à votre demande dès que cela est pratiquement possible et toujours dans les délais prévus par la Législation applicable en matière de protection des données. Veuillez noter que nous pouvons conserver vos données personnelles pour certaines finalités lorsque la loi l'exige ou le permet. Enfin, veuillez noter que nous pouvons, en cas de doute sur votre identité, vous demander une preuve d'identité afin de prévenir tout accès non autorisé à vos données personnelles.
Quel niveau de sécurité assurons-nous ?
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques associés au traitement de vos données personnelles.
Nous suivons les meilleures pratiques de l'industrie pour garantir que les données personnelles ne soient pas accidentellement ou illégalement détruites, perdues, altérées, divulguées de manière non autorisée ou accessibles de manière non autorisée.
Avez-vous des questions ou des plaintes ?
Si vous avez des questions ou des plaintes concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, veuillez contacter à l'avance notre [Délégué à la protection des données] [contact pour toute question relative à la protection des données] en utilisant les coordonnées fournies dans la Politique.
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente. L'autorité compétente pour la France est : Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07, France, téléphone : +33 (0)1.53.73.22.22.
Autre chose ?
Nous nous réservons le droit de mettre à jour la Politique de temps à autre. Nous vous informerons de tout changement que nous pourrions apporter à la Politique.
En cas de conflit ou d'incohérence entre une disposition de la Politique et une disposition d'une autre politique ou document relatif au traitement des données personnelles, la disposition de la Politique prévaut.